Rheinischer Schützenbund e.V. 1872

Ergänzende Informationen zur Datenschutzgrundverordnung

Hinsichtlich: Neumitglieder, Altmitglieder, Veröffentlichung von Bildern, Ergebnislisten und Mitgliederverwaltung

Der Rheinische Schützenbund (RSB) hatte bereits seit April Handreichungen für Vereine ausgearbeitet und unter der Rubrik Vereinsinformationen auf der Homepage www.rsb2020.de online gestellt.

Zwischenzeitlich sind weitere Fragen von Mitgliedern hinsichtlich der Themenkomplexe Aufnahme von Neumitgliedern, Handhabung der Daten von Altmitgliedern, Veröffentlichung von Bildern durch den Verein, Veröffentlichung von Ergebnislisten und Weitergabe von Mitgliedsdaten durch die Mitgliederverwaltung des Landesverbandes sowie der Sportdatenbank aufgetreten. Der Deutsche Schützenbund (DSB) hat über seinen eigenen Datenschutzbeauftragten sowie externen Datenschutzbeauftragten der Bundesländer die genannten Fragestellungen gebündelt behandelt und hat folgende Antworten erarbeitet, die für die tägliche Arbeit mit Mitgliedsdaten in unseren Vereinen von großer Bedeutung sind:

1)       Was muss ich als Vereinsvorstand bei der Aufnahme von Neumitgliedern berücksichtigen?

Es empfiehlt sich, schon beim Vereinsbeitritt in Form einer Erklärung zum Datenschutz darauf hinzuweisen, zu welchem Zweck und auf welcher Grundlage Sie welche personenbezogene Daten von Seiten des Vereins erheben und verarbeiten werden. In diesem Zuge ist es ratsam, bereits bei der Aufnahme von Mitgliedern, sich zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Verein eine entsprechende schriftliche Einwilligung von den Betroffenen einzuholen, die den gesetzlichen Vorgaben zu Inhalt und Gestaltung von Einwilligungen, insbesondere den Betroffenenrechten, entspricht.

2)       Wie werden im Gegensatz dazu die Daten von „Altmitgliedern“ behandelt?

Altmitgliedern können Sie über die Vereinsmitteilungen eine allgemeine Information mit einer derartigen Einwilligungserklärung und dem Hinweis auf das jederzeitige Widerrufsrecht zukommen lassen. Für Altmitglieder ist eine Einwilligung nur erforderlich, wenn der Verein in weitergehendem Maße personenbezogene Daten als aus dem Vereinszweck begründet erhebt, verarbeitet und nutzt.

3)       Was muss ich als Vereinsvorstand bei der Veröffentlichung von Bildern / bewegt Bildern und Adressdaten von Mitgliedern im Internet oder in den Sozialen Medien beachten?

Dieser Themenkomplex ist nicht neu, er erfährt aber im Zusammenhang mit der Neuregelung des Datenschutzes deutlich mehr Beachtung.

In der Praxis werden sicherlich nur Bilder und Adress-/Kontaktdaten von Funktionsträgern eines Vereins eingestellt. Hierfür sollte eine schriftliche Genehmigung von diesen Personen eingeholt werden, in dem genau dieser Veröffentlichung zugestimmt wird.

Problematischer wird es bei der Veröffentlichung von Fotos vom Vereinsabend. Hier werden auch „normale“ Vereinsmitglieder abgelichtet. Sofern auch von diesen eine schriftliche Zustimmung vorliegt, ist dies auch geklärt. Bestenfalls sollte diese Abfrage bei Neu- und Altmitgliedern mit umfasst sein.

Liegt eine solche ausdrückliche Erlaubnis nicht vor oder handelt es sich um Nicht-Mitglieder z.B. um Zuschauer eines Wettkampfes, ist auf Folgendes zu achten:

  • Es bedarf einer konkludenten Erlaubnis, ein Bild zu veröffentlichen. Ein solches liegt vor, wenn auf dem Foto ersichtlich ist, dass die fotografierte Person oder jedes Mitglied der fotografierten Gruppe erkannt hat, dass sie fotografiert wird / werden und dabei lächelnd oder gar posierend in die Kamera blickt / blicken.
  • Es bedarf keiner Erlaubnis, wenn abgebildete Personen nicht das Hauptmotiv auf dem Bild waren, sondern beispielsweise auf dem Vereinsausflug beim Foto vor dem Eifelturm auch andere Personen mit auf dem Foto sind.
  • Es bedarf unserer Ansicht nach auch keiner Erlaubnis, wenn Bilder vom Siegertreppchen gemacht werden. Die Ergebnisdarstellung im Bild (1. / 2. / 3.) ist untrennbar mit der Wettkampf verbunden. Jeder Teilnehmer des Wettkampfes erklärt sich mit seiner Teilnahme konkludent damit einverstanden, das sein Bild auf dem Treppchen stehend veröffentlicht wird.

4)       Können Ergebnislisten im Internet nach wie vor eingestellt werden?

In den meisten Wettbewerben des Deutschen Schützenbundes stellen erst die veröffentlichten Ergebnisse eine endgültige Bewertung des Wettkampfes dar. Auch ist diese Ergebnisveröffentlichung eine Grundvoraussetzung für eine mögliche Überprüfung (Einspruch gegen ein Wettkampfergebnis). Eine Nichtveröffentlichung der Ergebnisse führt daher zu einem nicht hinnehmbaren Einschnitt in den gesamten Wettkampfbetrieb, unter anderem da gegebenenfalls Einsprüche gegen Ergebnisse mangels Bekanntgabe nicht mehr möglich wären. Ein Wettkampf ohne Ergebnisliste ist nicht darstellbar – weder gegenüber den Wettkampfteilnehmern noch gegenüber der Öffentlichkeit.

Mit der Anmeldung zu einem Wettkampf und der Teilnahme am Wettkampf erklärt sich der Teilnehmer konkludent damit einverstanden, dass seine Daten Startlisten bzw. Ergebnislisten veröffentlicht werden.

Einer Veröffentlichung von Start- und Ergebnislisten mit Name, Vorname, Wettkampfbezeichnung, Wettkampfklasse, Nennung des Landesverbandes und Vereins im Internet, bei Streaming-Diensten, im TV und in fachlich ausgerichteten Printmedien (z.B. Fachzeitschriften) und allgemeinen Printmedien (z.B. Tageszeitungen, Zeitschriften), nach einer allgemeinen Vorabinformation über die Veröffentlichung in der Ausschreibung, steht aus Sicht des Datenschutzes nichts entgegen.

Sportler, die dennoch nicht mit der Veröffentlichung einverstanden sind bzw. auf eine Un-kenntlichmachung der eigenen Daten bestehen, und dies vor dem Wettkampf erklären, werden nicht zum Wettkampf zugelassen.

Dem Wunsch eines Sportlers, der erst nach dem Wettkampf eine Nichtveröffentlichung seines Ergebnisses wünscht, kann nicht entsprochen werden bzw. führt zu einer Diskqualifikation. Er wäre auch zukünftig nicht mehr zum Wettbewerb zuzulassen, da er auch bei einem nächsten Wettbewerb wohl nicht auf der Ergebnisliste erscheinen will.

5)       Fallen die Meldungen der Vereine an die Mitgliederverwaltungsprogramme der Landesverbände oder der Sportdatenbank des Deutschen Schützenbundes datenschutzrechtlich unter den Begriff der Auftragsdatenverarbeitung?

Im Zusammenhang mit der Umsetzung der DSGVO stellt sich die Frage, ob Mitglieder- oder Sportdatenbanken auf Landesverbands- oder Bundesebene eines Spitzenverbandes der Auftragsdatenverarbeitung unterfallen, wenn die Vereine online die personenbezogenen Daten ihrer Mitglieder in diese Datenbanken einstellen oder diese an ihren Landesverband zur Einstellung übersenden.

Auch nach Sicht des Hessischen Datenschutzbeauftragten handeln die Landesverbände, die diese Daten zur Verfügung gestellt bekommen, nicht als reiner (technischer) Dienstleister derjenigen, die die Daten bereitstellen, sondern als (Mit-)Nutzer dieser Daten. Sie stellen die Plattform / die Datenbank zur Verfügung und nutzen die Daten für die Mitgliederverwaltung (Ehrungen, Versicherungsschutz, Prüfung von waffenrechtlichen Erlaubnissen im Zusammenhang mit Bedürfnisanträgen, der Verwaltung ihrer Landeskaderathleten, statistischen Auswertungen zur Organisation und Weiterentwicklung des Verbandes) sowie für die Prüfung der Startberechtigung und Limitzahlen bei Landesmeisterschaften und deren Untergliederungen.

Darüber hinaus werden die Daten über den Landesverband weitergegeben an den Bundesverband, der seinerseits ebenfalls nicht als reiner (technischer) Dienstleister derjenigen handelt, die die Daten eingeben, sondern ebenfalls mit den Daten inhaltlich arbeitet. Auch auf Bundesebene werden die Daten genutzt, um die mittelbaren Mitglieder zu kontaktieren (Kontakt zu Vereinen mittels postalisch versendetem Präsidentenbrief) bzw. Startrechte / Limitzahlen der Einzelmitglieder bei Bundesmeisterschaften zu prüfen sowie statistischen Auswertungen zur Organisation und Weiterentwicklung des Verbandes.

Sowohl auf Landesebene als auch auf Bundesebene sind die Datenerhebung und auch die Nutzung, Bearbeitung und Speicherung der Daten zu den angegeben Zwecken durch die vertraglichen Beziehungen der Beteiligten (Mitgliedschaften) untereinander abgedeckt.

Weitere, über diese vertraglichen Beziehungen hinausgehende Datenerhebung, Nutzung, Bearbeitung und Speicherung von Daten müssten gegebenenfalls anders beurteilt werden.

Es handelt sich somit nicht um eine Auftragsdatenverarbeitung.

Abschlussbemerkung:

Derzeit herrscht eine große Unsicherheit rund um den Datenschutz, unterschiedliche Auslegungen und Interpretationen der gesetzlichen Vorgaben werden gefühlt jeden Tag mehr. Je mehr man zu dem Thema liest, umso unsicherer wird man und umso größer die Vielzahl der noch umzusetzenden und zu beachtenden Vorgaben. Auch der DSB und der RSB unterliegen diesem Druck.

Wir wollen gerne alles richtig machen und Sie bestmöglich beraten, haben aber auch keine 100%ige Sicherheit. Eine Kommentierung der Gesetze und Verordnungen oder eine gefestigte Rechtsprechung gibt es noch nicht. Auskunft von den Landesdatenschutzbeauftragten oder gar Bundesdatenschutzbeauftragten erhält man auf einzelne Fragen kaum. Erst in den nächsten Jahren ist mit einer rechtssicheren Beantwortung vieler Auslegungsfragen und Interpretationen durch veränderte Gesetzgebung und Rechtsprechung zu rechnen.



Autor: U. Pakendorf
Datum: 25.05.2018

 

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