Rheinischer Schützenbund e.V. 1872

Einstufung von Mitglieder- und Sportdatenbanken

im Hinblick auf das Erfordernis eines Vertrages der Auftragsdatenverarbeitung nach der DSGVO

Im Zusammenhang mit der Umsetzung der DSGVO stellt sich die Frage, ob Mitglieder- oder Sportdatenbanken auf Landesverbands- oder Bundesebene eines Spitzenverbandes der Auftragsdatenverarbeitung unterfallen, wenn die Vereine online die personenbezogenen Daten ihrer Mitglieder in diese Datenbanken einstellen oder diese an ihren Landesverband zur Einstellung übersenden.

Der Hessische Datenschutzbeauftragte (HDSB) gibt zu dieser Frage gegenüber dem DOSB eine Stellungnahme im Oktober 2017 mit Blick auf die kommende Datenschutzvorgaben ab.

Inhaltlich bezieht sich seine Aussage auf eine Datenbank, in die Daten von Kaderathleten durch den Spitzenverband eingetragen werden und sowohl der Spitzenverband als auch der DOSB und auch andere Nutzer (z.B. Olympiastützpunkte) auf diese Datenbank zugreifen und mit den Daten arbeiten.

Der HDSB schreibt:

„Die Auftragsdatenverarbeitung stellt eine gesetzliche Privilegierung dar, mit der der Austausch von Daten zwischen einer datenschutzrechtlich verantwortlichen Stelle und deren (technischen) Dienstleistern erleichtert werden soll. Da der DOSB vorliegend jedoch nicht als reiner Dienstleister für die Verbände tätig sein soll, sondern die in der Datenbank enthaltenen Daten auch bzw. gerade für eigene Zwecke verarbeiten und nutzen möchte, kommt eine Auftragsdatenverarbeitung nicht in Frage.
….

Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Einrichtung und beim Betrieb der Datenbank (Erhebung der Daten, Datenübermittlung von Verbänden an den DOSB, Verarbeitung und Nutzung der gespeicherten Daten, etc.) sind daher sowohl die beteiligten Verbände als auch der DOSB verantwortlich. Gegebenenfalls kommt auch eine gemeinsame Verantwortlichkeit der beteiligten Partner gem. Art. 26 der ab Ende Mai 2018 geltenden Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in Betracht.“

Dies entspricht von der Struktur, vom Vorgehen und der Nutzungsart den Mitgliederdatenbänken auf Landesverbandsebene und einer Sportdatenbank auf Bundesebene.

Die Landesverbände, die diese Daten zur Verfügung gestellt bekommen, handeln nicht als reiner (technischer) Dienstleister derjenigen, die die Daten bereitstellen, sondern als (Mit-)Nutzer dieser Daten. Sie stellen die Plattform / die Datenbank zur Verfügung und nutzen die Daten für die Mitgliederverwaltung (Ehrungen, Versicherungsschutz, Prüfung von waffenrechtlichen Erlaubnissen im Zusammenhang mit Bedürfnisanträgen, der Verwaltung ihrer Ladeskaderathleten, statistischen Auswertungen zur Organisation und Weiterentwicklung des Verbandes) sowie für die Prüfung der Startberechtigung und Limitzahlen bei Landesmeisterschaften und deren Untergliederungen.

Darüber hinaus werden die Daten über den Landesverband weitergegeben an den Bundesverband, der seinerseits ebenfalls nicht als reiner (technischer) Dienstleister derjenigen handelt, die die Daten eingeben, sondern ebenfalls mit den Daten inhaltlich arbeitet. Auch auf Bundesebene werden die Daten genutzt, um die mittelbaren Mitglieder zu kontaktieren (Kontakt zu Vereinen mittels postalisch versendetem Präsidentenbrief) bzw. Startrechte / Limitzahlen der Einzelmitglieder bei Bundesmeisterschaften zu prüfen sowie statistischen Auswertungen zur Organisation und Weiterentwicklung des Verbandes.

Sowohl auf Landesebene als auch auf Bundesebene sind die Datenerhebung und auch die Nutzung, Bearbeitung und Speicherung der Daten zu den angegeben Zwecken durch die vertraglichen Beziehungen der Beteiligten (Mitgliedschaften) untereinander abgedeckt.

Weitere, über diese vertraglichen Beziehungen hinausgehende Datenerhebung, Nutzung, Bearbeitung und Speicherung von Daten müssten gegebenenfalls anders beurteilt werden.

Fazit:

Aus unserer Sicht bedarf es daher keiner Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung zwischen Vereinen und Landesverbänden bzw. zwischen Landesverbänden und Bundesverband bei der Eingabe, Bearbeitung und Nutzung von Daten in Mitgliederdatenbanken und Sportdatenbanken.

Alle drei Partner (Verein, Landesverband und Bundesverband) geben in die angesprochenen Datenbänke Daten ein, pflegen und nutzen diese Daten.

Es handelt sich somit nicht um eine Auftragsdatenverarbeitung.



Autor: DSB
Datum: 25.05.2018

 

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